„Dříve se běžně stávalo, že zákazník například špatně vyplnil číslo účtu nebo zapomněl přiložit nějakou přílohu. V takovém případě jsme jej museli opětovně kontaktovat a vyměnit si třeba i několik e-mailů. To reklamační proces komplikovalo, zpomalovalo a zbytečně vznikaly další náklady. Nový formulář všem těmto potenciálním problémům předchází. Celý proces automaticky kontroluje a zrychluje. Jsme rádi, že nyní je pro naše zákazníky komunikace se Zásilkovnou a dalšími společnostmi ve skupině Packeta jednodušší, rychlejší a uživatelsky příjemnější,“ uvedla Helena Kodýmová, Head of Customer Experience Zásilkovny, a dodala: „S technologií od Konica Minolta můžeme navíc elektronický podpis uplatnit i v rámci dalších interních a externích procesů Zásilkovny, kde jsou až doposud nutné papírové dokumenty. Nasazené řešení je totiž ve formě SaaS v našem vlastním cloudu a je univerzálně využitelné při zachování maximální bezpečnosti a kontroly nad daty.“
„Požadavkem zákazníka byla digitalizace reklamačních dokumentů. S využitím technologie elektronického podpisu Signi jsme však dosáhli řešení, při kterém ani žádný dokument ke zdigitalizování nevznikne. Společnosti Packeta jsme tak pomohli sjednotit a zrychlit reklamační proces a jejím zákazníkům ušetřili čas kompletním převodem reklamace do on-line prostředí,“ řekl Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech.
Nový reklamační formulář je plně interaktivní a vyžaduje pouze údaje potřebné pro daný typ reklamace. U nich navíc automaticky hlídá jejich správné a kompletní vyplnění. Díky elektronickému podpisu pak odpadá dříve nutné skenování podepsaného dokumentu a odeslání formuláře e-mailem. Navíc nevyžaduje instalaci žádného programu nebo aplikace a zákazníci Zásilkovny jej mohou využít při vyplňování reklamace ve webovém rozhraní jak na počítači, tak na mobilním telefonu.
Zásilkovna zjednodušuje pomocí nového řešení také reklamační proces v případě zásilek ze zahraničí. Ten je nyní shodný pro celou skupinu Packeta a reklamaci tak lze snadno předávat k řešení do jiné země při zachování historie. Vyplnění formuláře je možné v sedmi jazycích, které je navíc možné přepínat i během vyplňování. Řešení Konica Minolta současně poskytuje i vysokou bezpečnost a ochranu jak osobních údajů, tak i před útoky na internetu.
Elektronický podpis je právně uznatelný pro 90 % běžné administrativní agendy, jako jsou smlouvy, objednávky, faktury či předávací protokoly. Ty jsou pak platné a právně závazné na celém území EU. Podepisování dokumentů se díky této funkci zásadně zrychlí, zlevní a zvýší se i zabezpečení celého procesu. Konica Minolta poskytuje službu elektronického podpisu Signi nejen samostatně, ale i jako součást vlastních řešení pro správu digitalizovaných dokumentů a elektronických archivů. V kombinaci s tímto řešením není dokumenty nutné ani fyzicky archivovat, což pomáhá dále šetřit jak finanční náklady na provoz skladů a tisk, tak s nimi spojené energie.
Obecně lze díky digitalizaci snížit náklady na zpracování dokumentů až o polovinu. „Ověřili jsme si, že pouhým zavedením vytěžování faktur dokážeme středně velké společnosti ušetřit za rok téměř tři sta tisíc korun. Při plné digitalizaci se zrychlením vyhledávání a plnou automatizací dokumentových procesů se můžeme u firmy ze segmentu SMB dostat na roční úsporu až tři čtvrtě milionu korun,“ uzavřel Petr Atanasčev.
Zdroj: Packeta
